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HSE知识
HSE文件的结构与编写要求

   建立体系的过程就是结合企业性质和特点,将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。健康、安全与环境管理体系,是个文件化的体系,按标准要求建立的体系文件是企业实施健康、安全与环境管理的规范。
1 HSE管理体系文件的结构
    参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A的描述和体系设计方案中文件层次的开发,HSE管理体系可分为三个层次,即:
(1)管理手册(A层文件);
(2)程序文件(B层文件);
(3)支持性文件(C层文件);
    建议企业可以与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系,作为HSE管理体系的基础。可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和(或)环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性,避免重复,便于实施管理。但是鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状,同时为了加强健康、安全与环境意识,突出 重点,在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。
2 编写体系文件的原则
    写你要做的,做你所写的,记你所做的。即:标准要求的要写到,文件写到的要做到,做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改,达到所写即所做。
3.编写体系文件的基本要求
1)系统性
(1)企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定,系统条理地制定各项方针和程序;
(2)所有文件应按统一规定的方法编辑成册;
(3)各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分;
(4)各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。
2)法规性
(1)体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997标准,以及国家或上级有关法规要求;
(2)文件一旦批准实施,就必须认真执行;
(3)文件修改只能按规定的程序进行。
3)协调性
(1)体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调;
(2)体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。
(3)体系文件之间应相互协调。
4)见证性
(1)体系文件作为客观证据(适用性证据和有效性证据)管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况;
(2)对于审核来讲,HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据。
5)惟一性
①危险因素、环境因素已被识别;
②有关活动的程序已被确定并得到批准;
③有关活动处于全面的监督检查之中;
④程序处于更改控制之中;
⑤对一个企业,其HSE体系文件是惟一的理解;
⑥通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现惟一的理解;
⑦决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。
6)适用性
①体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式;
②任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际;
③所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻;
④体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。
4.体系文件编写的方式
1)自上而下依次展开方式(本文采用的方式)
    按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写,这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接,但对文件编写人员的素质要求较高,文件编写所需时间较长,且必然伴随着反复修改。
2)自下而上的编写方式
    按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写,这适用于原管理基础较好的企业,但如无总体设计方案指导易出现混乱。
3)从程序文件开始,向两边扩展的编写方式
    先编写程序文件,再开始手册和基础性文件的编写,实质是从分析活动,确定活动程序开始,有利于标准的要求与企业实际紧密结合,也可缩短文件编写时间。

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